※本記事は、勤務時間外に現職公務員として、市民の立場から制度運用を検証し記録したものです。
所属機関の公式見解ではなく、制度改善と公的記録化を目的としています。
🛤 はじめに——「たった一つの照会」が3ヶ月放置された意味
2025年12月10日（水）、私は糸満市人事課に対し、
9月9日付で送付した退職金に関する照会が3ヶ月間未回答のまま放置されている件について、
正式な再照会（督促）通知を送りました。
退職金は、職員の将来の生活に直結する最重要情報です。
にもかかわらず、人事課が制度的に把握しているはずの
「いつ支払われるのか」という 基本的事項 でさえ、今日まで一切回答されていません。
これは単なる事務遅延ではなく、
文書管理の不全・説明責任の空白・配慮義務の欠落
という組織的問題が凝縮された象徴的事案です。
⏳ 9月9日 → 12月10日 回答ゼロのまま3ヶ月
私が照会した内容は、次のわずか2点のみです：
- 退職時期ごとの「退職手当の支払時期」
- 予算措置による支払日の変動の有無
これらは地方自治体の退職手当制度における基本中の基本であり、
人事部局が日常的に扱う事務です。
したがって人事課へ照会することは、最も合理的かつ通常の手続といえます。
しかし現実には──
- 9月1日 初回照会 → 回答なし
- 9月9日 再照会 → 回答なし
- 12月10日時点 → 3ヶ月経過・完全沈黙
地方自治体において、公文書照会が3ヶ月放置されることは極めて異例であり、
行政運営の観点からも看過できない重大な問題です。
退職手当という「生活の基盤」に直結する重要事項であるにもかかわらず、
回答が放置され続けている現状は、
説明責任・文書管理・配慮義務のいずれにおいても深刻な影響を及ぼします。
⚠️ 文書取扱規程違反の可能性
糸満市文書取扱規程 第32条では、
「文書収発システムに記載された文書が、記載後1か月を過ぎても未処理の場合、所属長はその状況を調査し、文書取扱主任を通じて担当者に速やかな処理を指示しなければならない」
と定められています。
つまり、1か月以上放置された文書が存在してはならず、所属長には調査と指示の双方が義務づけられているということです。
それにもかかわらず、本件について、3か月経過しても 回答は一切なく、調査や指示が行われた形跡も確認できません。
⚡ 今回の通知で求めたこと（要点）
🟦 1. 12月15日までの回答期限の設定
生活設計に直結するため、合理的期限を設定。
🟦 2. 放置理由と文書管理状況の説明
- 放置理由
- 文書管理システムへの登録状況
の開示を要求。
🟦 3. 安全配慮義務の観点からの見解
私は現在、
- ハラスメント申立ての最中
- 心身不調により療養中
という状況にあります。
この中で重要照会を放置する行為は、
精神的不安を増大させる二次被害に該当し得るため、市の見解を求めました。
🟦 4. 利益相反排除のため、回答者を限定
申立対象者である
- 人事課長
- 総務部長
からの直接連絡は精神的負荷が大きく、
回答は実務担当者または利害関係のない第三者のみで行うよう求めました。
🟦 5. 外部第三者調査の必要性
庁内では公正性が確保できないため、
弁護士等による第三者調査委員会の設置を再度要請。
🟦 6. 電話・突然訪問の禁止
過去の二次被害を踏まえ、
連絡手段は「メールまたは文書」に限定。
🧩 今回の通知が示す制度的意義
今回の事案は、次のような複合的制度不全の存在を示しています：
- 文書管理の空白
- 回答責任の所在不明
- 管理監督者の機能不全
- 利益相反を含む構造問題
- 二次被害の常態化
今後、
📌 住民監査請求
📌 外部救済機関（人権擁護委員・法務局）
📌 司法判断をあおぐ際の証拠資料
として、本件の記録は極めて大きな意味を持ちます。
🔍「これは私ひとりの問題ではない」
行政の遅延や不作為は、
制度を利用するすべての市民に影響します。
「公文書照会が3ヶ月放置されても問題にならない組織」
が存在してしまうなら、それは市民全体にとってのリスクです。
今回の記録が、
自浄作用の回復と制度改善の契機となることを願い、
私は引き続き手続きを進めていきます。
📎 関連リンク
👉 陳情回答期限徒過と最終通知（記事No.23）
👉 人権擁護委員への救済申立（記事No.24）
👉 公益通報：利益相反構造の固定化（記事No.21）
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