🟦【記録化フェーズ】「はい／いいえ」すら返ってこないとき──制度の入口が閉じる瞬間を、文書で固定する（記事No.33）

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※本記事は、勤務時間外に、現職公務員として「市民の立場」から制度運用を検証し記録したものです。所属機関の公式見解ではなく、制度改善と公的記録化を目的としています。
※特定の個人を評価・中傷する目的ではありません。記載は「制度・手続の整理」と「私の方針」を中心にし、個別の相手方や証拠の細部（手の内）は扱いません。
※個人情報（住所・電話・メール等）や受付番号等は、公開時には原則マスキング（伏字）します（原本は手元保管）。

※本記事は、個別の内部資料・未公開情報の開示を目的とするものではありません。記載は「制度・手続の整理」と「通知方針（記録化）」の一般論にとどめます。

※記載は、私が受領・確認できた範囲（私の受領状況として）に基づきます。事実関係に誤りが判明した場合は、訂正します。

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🛤 はじめに──争点は「誰が悪いか」ではなく、「入口が機能しているか」

制度は、困っている人のためにある。
けれど現場では、ときどき「入口が閉じる」瞬間があります。

ここでいう入口は、感情のぶつけ合いではなく、もっと小さなものです。たとえば——

• 受領したのか
• 担当は誰か
• いつまでに回答可否を示せるのか
• そして、「はい／いいえ」で足りる事実確認

この“最小単位”が機能しないと、何が起きるのか。
今回は、その過程を「制度の言語（文書・期限・記録化）」で固定する、という話です。

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🧩 私が求めたのは「結論」ではなく、「行動事実」の特定（記録化）

※本記事でいう「相手方」は、私が照会・通知を行っている 市職員の労働組合（執行部） を指します（個人を特定して論評する意図はありません）。

今回、私が相手方に求めたのは、市当局の判断の是非そのものではありません。
求めたのは、次のような 相手方自身の行動事実 です。

• 当局に理由・根拠を確認したのか
• その確認結果を記録として作成・保管しているのか
• 「回答しない」なら、その取扱いを根拠づける規程はあるのか

つまり、争っているのは「判断」ではなく、**検証可能性（後から確かめられる形）**です。
私はこの点を、繰り返し「評価や非難ではなく、認識齟齬防止のための記録化」と明記してきました。

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⏳ 経過（細部は伏せて、骨格だけ）

ここでは、相手方や具体の事情の細部は伏せます。
ただ、制度の動きが止まるポイントは、骨格だけでも伝わります。

※以下は、私の受領状況（到達・確認できた範囲）に基づく整理です。相手方の内部処理状況を断定するものではありません。

① 2026/2/6：連絡はあったが、「回答は差し控える」

2026年2月6日、相手方から受領等に関する連絡がありました。
しかし、中核は「事実特定（記録化）に関する照会への回答は差し控える」という整理でした。

一方で相手方は「過去に回答済み」と述べています。
ただ、私が求めたのは “結果の伝達” ではなく、前述の 行動事実の特定 です。

そこで私は、論点をぶらさず、次の一点だけを最終確認することにしました。

• 「回答済み」と言うなら、どの照会項目が、過去のどの記載に対応するのか（対応関係の提示）

② 2026/2/3：別件も「入口」が動かない（一次回答の確認ができていない）

同じ頃、別件として「文書特定（写し提供依頼）」と、「一次回答（受領・担当・予定日）」の要請も出しています。
内容は、たとえば次のような “有無の確認” です。

• 組合活動に用いられている場所や費用負担の取扱いについて
• 根拠となる文書（根拠資料）が「あるか・ないか」の確認
• 「ある」場合：写し（PDF可）または文書の特定情報（文書名・作成日等）
• 「ない／不明」場合：判断の特定（判断日・判断主体・根拠・記録の所在）
• 外形的公正性に関する要請について（まず一次回答＝受領・担当・予定日）
• 回答しない場合：判断の特定（判断日・判断主体・根拠・記録の所在）
  

ここでも、求めたのは 評価ではなく手続の固定 でした。
しかし、現時点で私の側では、一次回答・本回答ともに確認できていません（※私の受領状況として）。

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🔎 「忙しい」は理解できる。でも、制度は“理解”だけでは動かない

相手方の連絡には、限られた体制の中で対応しきれない旨の説明もありました。
この点について私は、まず前提として 多忙・制約があること自体は理解しています。

ただし、ここが制度の分岐点です。

• 忙しいから「全部できない」ことはあり得る
• しかし、忙しいから「基準も示さない」「一次回答すらしない」が続くと
  • 相談者側は見通しが立たない
  • 次に何をすべきか判断できない
  • “わからない状態”そのものが心理的負担になる

これは「感情論」ではなく、制度設計の話です。
制度は、忙しさを前提にしても回るように、最低限の手続（受領・担当・予定日）を置くことで動きます。

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🧾 だから私は、「訂正機会つき」で“未回答の確定”を通知した

私は2026年2月7日、次の方針で通知を出しました。

• 「回答していない」と決めつけて終わらせない
• まず、**訂正機会（対応関係の提示）**を与える
• さらに、「回答差し控え」の取扱いをするなら
  • 根拠規程があるか／ないか だけでも示してほしい
• 期限（本メール到達後5営業日）を設定し、期限後は記録化を確定する

このやり方は、相手を追い詰めるためではなく、
後から検証できる形で「状態」を固定するためのものです。

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💰 組合費と期待のズレ──“制度の入口”を整える必要がある

ここで私が言いたいのは、誰かを責めたいという話ではありません。
制度として見たとき、組合費（会費）を負担することで、必要時に一定の支援や説明が得られる——そう期待する組合員が一定数いる、という現実があります。

一方で、実務の側は「人員が限られる」「対応できる範囲がある」という事情を抱える。
この両者がすれ違うと、組合員側は「どこまで頼れるのか」が見えず、結果として見通しが立たず、心理的負担が生じ得るため、“入口の基準”の明確化が重要だと考えます。

“回答する／しない”の基準が不明確だと、制度は摩耗する

今回のやりとりで私が求めたのは、判断の是非ではなく、**事実特定（記録化）**でした。
つまり「組合が何を確認したか／記録があるか」といった、後から検証できる形にするための入口です。

にもかかわらず、入口の段階で「回答差し控え」が続くと、次の問題が起きます。

• 組合員側：手続の見通しが立たず、次の打ち手（当局への照会・外部相談・記録整理）が遅れる
• 組合側：その場しのぎの対応になり、後から誤解や対立が増える
• 双方：結局、信頼と負担が同時に摩耗する

だからこそ私はメールでも、
「組合員の中には、組合費の負担を通じて、必要時の支援や説明が得られることを期待している者もいるため、取扱い方針（回答可否の基準等）の明確化は重要」
という趣旨を明記しました。これは、個別案件の勝ち負けではなく、制度の入口（ルール）を整える提案です。

“入口の整備”として最低限そろえたいもの

ここでいう「入口」を、私は次の3点だと考えています（断定ではなく、運用改善の観点です）。

• 照会の種類の仕分け（例：事実特定／意見表明／交渉事項 など）
• 回答可否の基準（どこまでなら回答できるか、できない場合は何を返すか）
• 回答できない場合の代替手続（受領確認・担当・予定日、または判断特定＝判断日／判断者／根拠／記録所在）

この3点があるだけで、組合員は無用な消耗を避けられ、組合側も対応の線引きができます。

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🧭 私の方針：感情ではなく、残る形で前に進める

私は、個人の評価ではなく、手続を「残る形（文書・期限・記録化）」に固定する方針で進めています。
だから相手方に対しても、扉を閉じるのではなく、訂正や弁明の機会をセットにして記録化しています。

今後も、制度としての検証可能性を確保するために、必要な照会は続けます。
同時に、手の内（証拠の細部や争点の切り方）は公開しません。

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🔒 書かないこと（手の内は守る）

今回も、私は次の点は書きません。

• 相手方の個人や内部事情の評価
• 証拠の細部（全文転載・文面の細かな分析）
• 推測に基づく断定
• 係争の見通しに直結する「手の内」

代わりに、姿勢だけは明確にします。

• “大きい声”ではなく、**残る形（文書・期限・記録化）**で進める
• “誰かの人格”ではなく、**手続の不在（検証不能）**を問題にする
• “消耗戦”ではなく、争点を紙に固定して、次の制度へ移る

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📌 おわりに──「終盤」ではなく、「フェーズが変わる」

組合とのやりとりは、そろそろ終盤だと感じています。
それは諦めではなく、フェーズの切替です。

• 説得や往復のフェーズ
  → **記録化（未回答の確定）**へ
• そして
  → 当局への書面照会へ（録音・記録補助・接触回避の具体策等）

入口が閉じたなら、閉じたことを制度の言語で固定し、次の制度へ移る。
その繰り返しが、少しずつ環境を変えると信じています。
進捗は、手の内に触れない範囲で、引き続き記録します。

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